1.1.-Archivos

Los archivos en informática se llaman así porque son los equivalentes digitales de los archivos en hojas de papel del entorno de oficina tradicional. Los mismos facilitan la manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente datos en un sistema computarizado.

Un archivo tiene un tamaño que se expresa en bytes. Éste depende del software que se ejecuta en la computadora para interpretar esta estructura básica como por ejemplo un programa, un texto o una imagen, basándose en su nombre y contenido. Por ejemplo, un archivo de texto puede contener líneas de texto, correspondientes a líneas impresas en una hoja de papel, acompañado por una terminación después de un punto, en este caso sería .doc.

La manera en que se agrupan estos datos en un archivo, depende completamente de la persona que lo diseñe. Los mismos son administrados por programas de computadora. Estos programas crean, modifican y borran archivos para su propio uso. Además, manipulan los archivos que se hacen visibles al usuario. Por ejemplo, en un programa de procesamiento de texto, el usuario manipula archivos-documento a los que él mismo da nombre. El contenido del archivo-documento está organizado de una manera que el programa de procesamiento de texto entiende, pero el usuario elige el nombre y la ubicación del archivo, y proporciona la información (como palabras y texto) para ubicarlo en Directorios. El nombre de un archivo debe ser único en ese directorio. En otras palabras, no puede haber dos archivos con el mismo nombre en el mismo directorio. .

1.2.-Directorios o Carpetas

Cuando se habla de carpeta comúnmente se refiere a un objeto utilizado para archivar cualquier tipo de información con facilidad. Sin embargo, en informática este término adquiere el nombre de Directorio, pero conservando la misma función del nombre del cual se origina, es decir, las carpetas físicas

Dentro de esta concepción, se puede afirmar que un directorio es un contenedor virtual en el que se almacenan una agrupación de archivos de datos y otros subdirectorios, atendiendo a su contenido, a su propósito o a cualquier criterio que decida el usuario. Técnicamente el directorio almacena información acerca de los archivos que contiene: como los atributos de los archivos o dónde se encuentran físicamente en el dispositivo de almacenamiento. Así que es común encontrarlos en los sistemas computarizados simbolizado con un icono en forma de carpeta, ya que con esta imagen se asocia con el ambiente administrativo de cualquier oficina, donde la carpeta de cartón encierra las hojas de papel (representando a los archivos de datos) de un expediente cualquiera.

Los archivos y las carpetas siempre están relacionados, ya que cada carpeta puede contener un número arbitrario de archivos, y también puede contener otras carpetas. El uso de ellas hace más fácil organizar los archivos de una manera lógica.

1.3.-Base de datos

Una base de datos es un almacén que permite guardar información de forma organizada para que luego puede encontrarse y utilizarse fácilmente. Desde el punto de vista informático es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen esos datos.

Para manejarlas existen los Sistemas de Gestión de Base de Datos, un tipo de software muy específico dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Uno de ellos es Appserv, el cual es una herramienta de software libre que facilita la instalación del servidor Apache, MySQL y PHP en la cual estas aplicaciones se configuran en forma automática. Como extra incorpora phpMyAdmin para el manejo de MySQL.

      1.3.1.Ventajas de las Bases de Datos

Las bases de datos permiten poner a disposición información en su totalidad y actualizada a todos los componentes de la organización, ofreciendo múltiples ventajas entre los cuales se pueden mencionar:

Uniformidad

Si se tienen diversos archivos con la información relacionada dentro de la organización, es probable que cada uno tenga un formato diferente, lo cual dificulta su comparación. El uso de bases de datos permite información en un formato común.

Seguridad

Los usuarios de la información tienen niveles de acceso a los archivos y al tipo de información que deban manejar, gestionado mediante el uso de contraseñas que establecen sus derechos como tales.

Evitar la inconsistencia y redundancia de datos

Una base de datos permite el uso de archivos compartidos accedidos mediante la red, evitando que cada usuario tenga su propia copia de datos. De este modo se evita la duplicación de la información, es decir, que se almacene en más de un dispositivo de almacenamiento. Esto disminuye los costos por este servicio y evita la inconsistencia de los datos, es decir, diversas copias de un mismo dato que no concuerdan entre si.

Integridad de datos

Los valores de los datos almacenados deben satisfacer ciertas restricciones de consistencia. Las restricciones son evaluadas mediante programas que determinan si un campo es adecuado; por ejemplo, evitar que en una fecha se coloque el nombre de una ciudad.

1.4.-Tablas

Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardarlos. Cada tabla creada debe tener un nombre único en cada Base de Datos, haciéndola accesible mediante su nombre o su seudónimo (Alias). Las tablas se componen de dos estructuras proncipales como el Campo y el Registro, además de los respectivos Atributos o los datos que se requieren para ser procesados y las Celdas o intersecciones específicas entre un Campo y un Registro.

      1.4.1.Campo

Es cada una de las columnas (situada en forma vertical) que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos, como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc. A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como índice o autoincrementable, lo cual permite que los datos de ese campo cambien solos.

      1.4.2.Registro

Un registro es cada una de las filas (situada en forma horizontal) en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección.

A continuación un video para una mejor comprensión de las Bases de Datos.